Klient už zaplatil a chce prepísať faktúru na firmu

Kedy môže ísť o opravu údajov

Niekedy je na faktúre skutočne len chyba v údajoch. Môže ísť napríklad o:

Jednu vec majú tieto situácie spoločnú: opravou údajov nemeníš skutočného odberateľa.

Ak od teba zákazník požaduje zmenu údajov na už vystavenej faktúre, nezačínaj samotnou úpravou dokladu. Najprv si polož jednoduchú otázku:

„Opravujem chybu, alebo mením odberateľa?“

Ak opravuješ chybný údaj rovnakého odberateľa, riešiš inú situáciu ako pri požiadavke o nahradenie odberateľa iným subjektom. Takže, ak sa ti na faktúre objaví preklep v názve spoločnosti, ale z obchodného vzťahu a ďalších okolností je zrejmé, ktorá spoločnosť bola odberateľom, ide o inú situáciu, ako keď má byť pôvodný odberateľ nahradený úplne iným subjektom.

Preto ani pri chybnom IČO nie je dobré automaticky povedať: „To je len administratívna chyba.“ Vždy záleží od toho, či opravuješ identifikáciu rovnakého odberateľa, alebo by zmenou údajov fakticky došlo k zmene odberateľa.

Kedy už nejde len o opravu údajov?

Keď má byť novo uvedený iný odberateľ, je potrebné zistiť okolnosti konkrétneho prípadu – najmä kto bol skutočným odberateľom, ako bol obchodný stav nastavený, pre koho sa plnenie uskutočnilo a či pôvodný doklad zodpovedal skutočnosti. Až na základe toho je možné určiť správny postup.

Predstav si situáciu – faktúra bola vystavená na konkrétneho odberateľa a zákazník sa po jej vystavení ozve:

„Môžete mi tú faktúru namiesto na mňa prepísať na firmu?“

Tu už nie je dobré automaticky otvoriť faktúru a vymeniť údaje. Zákazník totiž požaduje, aby bol na doklade namiesto pôvodného odberateľa uvedený iný subjekt. Vtedy je potrebné sa zastaviť a zistiť, či by faktúra po takejto zmene stále zodpovedala skutočnosti – okrem iného tomu, pre koho sa dané plnenie uskutočnilo.

Je to vážne taký rozdiel? Je – faktúra totiž nie je len dokument s čiastkou a platobnými údajmi. Ak ide o daňový doklad, zákon o DPH stanovuje jeho náležitosti, medzi ktoré patrí tiež identifikácia osoby, pre ktorú sa plnenie uskutočňuje. Podobne je to aj v prípade účtovníctva – účtovný doklad má zachytávať obsah účtovného prípadu a jeho účastníkov. Preto nie je jedno, či opravíš preklep pri rovnakom odberateľovi, alebo na doklade nahradíš jedného odberateľa úplne iným. Môže ti pripadať, že je to to isté – na faktúre sú nakoniec „správne údaje“, z účtovného a daňového pohľadu sú to však dve odlišné situácie. Preklep alebo iný chybný údaj rovnakého odberateľa spravidla opraviť môžeš. Ak však dochádza k faktickej zmene odberateľa, už je potrebné riešiť konkrétne okolnosti prípadu. A keď si nie istý správnym postupom, radšej sa obráť na daňového poradcu alebo účtovníka.

❓ Keď je faktúra vystavená nesprávne hneď od začiatku:

Môže sa stať, že faktúra bola omylom vystavená na nesprávneho odberateľa, pretože tovar alebo služba boli od začiatku určené inému subjektu. Potom nejde o dodatočné prianie zákazníka zmeniť odberateľa, ale o opravu dokladu, ktorý skutočnosť nezachytil správne už pri vystavení. To je dôležitý rozdiel.

Predstav si dve situácie:

🔵 Situácia A:

Plnenie sa uskutočnilo pre firmu ABC, ale na faktúre boli omylom uvedené nesprávne údaje. Riešiš, ako doklad uviesť do súladu so skutočnosťou.

🔵 Situácia B:

Plnenie sa uskutočnilo pre pôvodného odberateľa a ten až následne požiada: „Prepíšte faktúru na inú firmu.“ Tu už nejde automaticky o opravu pôvodnej chyby.

A práve preto je pred akoukoľvek zmenou potrebné najskôr zistiť, čo sa skutočne stalo.

Hrá úlohu, že už zákazník zaplatil?

Áno, okolnosti platby môžu byť pre konkrétny prípad dôležité, ale samotné zaplatenie nie je jednoduchým pravidlom, podľa ktorého spoznáš, či môžeš odberateľa na faktúre zmeniť. To, že zákazník už zaplatil, teda samo o sebe neznamená ani „faktúru už nesmieš zmeniť“, ani „stačí ju prepísať“.

Podstatné je najprv zistiť, či opravuješ chybu v údajoch rovnakého odberateľa, alebo má byť na doklade po novom uvedený iný subjekt – a či takáto zmena zodpovedá tomu, ako obchod skutočne prebehol.

Čo robiť, keď je zákazník platiteľom DPH

Ak ide o platiteľa DPH a nesprávne údaje už boli premietnuté do evidencie na účely DPH alebo kontrolného výkazu DPH, môže byť tiež potreba opraviť tieto údaje. Konkrétny postup závisí od okolností prípadu. Preto, ak si si nie istý, ako zmenu správne zachytiť, obráť sa na účtovníka alebo daňového poradcu. Budú vedieť, ako na to.

mPohoda ti pomôže

V mPohode nemusíš údaje o firmách vypisovať ručne. Po zadaní IČO môžeš využiť údaje načítané zo slovenského registra firiem a organizácii a znížiť tak riziko preklepov pri zadávaní identifikačných údajov firmy. Všetkých odberateľov máš navyše prehľadne uložených v adresári. Kedykoľvek potrebuješ upraviť kontaktné údaje alebo doplniť nové informácie, zvládneš to na pár kliknutí. Pri vystavení ďalšej faktúry potom už len vyberieš správneho odberateľa z adresára a údaje sa automaticky prenesú do dokladu.

A ešte jedna rada na záver:

Keď od teba zákazník požaduje úpravu už vystavenej faktúry, zachovaj pokoj a nebež to hneď rýchlo opraviť.

Pretože nie každá zmena na faktúre je len oprava. A keď si si nie istý, vždy je lepšie prebrať situáciu s daňovým poradcom, ktorý zložité veci vysvetlí ľudsky a zrozumiteľne.