E-fakturácia sa blíži. Kedy ti už PDF nebude stačiť?

Či už si potrebuješ trochu utriediť informácie, alebo o e‑fakturácii počuješ prvýkrát, si tu na správnom mieste. Na Slovensku sa 1. januára 2027 oficiálne spustí tzv. e‑fakturácia, takže ak tu podnikáš, musíš byť ready na nové pravidlá.

Let’s go! Začneme rovno tým, koho sa e‑fakturácia týka, čo je to e-faktúra, ako sa odlišuje od PDF faktúry a čo sa pre teba od nového roka zmení.

E-fakturácii sa nevyhne ani malý živnostník

Nezáleží na tom, koľko faktúr vystavíš/prijmeš za určité obdobie alebo aký máš obrat. Ak si slovenským platiteľom DPH a fakturuješ inému slovenskému podnikateľovi, každá tvoja vytvorená faktúra musí byť e‑faktúrou.

E-fakturácii navyše neutečieš ani ako neplatiteľ DPH. Ako to? E‑faktúry síce nebudeš musieť vystavovať, ale budeš ich musieť vedieť prijať, pretože ti začnú chodiť od iných platiteľov DPH. Ty si budeš chcieť zaslanú e‑faktúru zobraziť 👀, aby si si ju skontroloval a následne uhradil. Preto sa zmeny týkajú aj tých najmenších SZČO, neplatiteľov DPH, neziskových či rozpočtových organizácií - teda všetkých, ktorí majú pridelené DIČ.

Nemôže e-faktúry za mňa vyriešiť účtovníčka?

Účtovníčka ti pomôže so zaúčtovaním e‑faktúr, ale nemôže za teba prijímať všetky doklady, ktoré ti počas roka chodia. Ako podnikateľ rozhoduješ o svojich príjmoch a výdavkoch, takže by si o nich mal mať najväčší prehľad. Nezaobídeš sa tak bez nástroja, ktorý ti umožní e‑faktúry prijať, zobraziť a príp. i vystaviť.

Elektronická podoba faktúry vs. e-faktúra

Elektronická faktúra (e-faktúra) nie je len elektronickou/digitálnou podobou klasickej faktúry. Ak teda dumáš, či nebude stačiť posielať namiesto papierových faktúr ich naskenovanú verziu, tak odpoveď je NIE, nebude. Rovnako sa z PDF faktúry alebo skenu nestane e‑faktúra len tým, že to pošleš e‑mailom.

Pozor! Od 1. januára 2027 ti už pre povinnú e‑fakturáciu nestačí ani ISDOC. Ten síce štruktúrované dáta obsahuje, ale riadi sa inými pravidlami ako vyžaduje legislatíva. Oficiálne platným daňovým dokladom už bude len e‑faktúra vo formáte XML BIS 3.

E-faktúra nie je to isté ako PDF faktúra

Nezamieňať. Aj keď na prvý pohľad vyzerajú podobne, PDF je len digitálna obdoba papiera. Človek si ju otvorí, prehliadne, prípadne vytlačí. Lenže tvoj systém si ju už „neprečíta“ a niekto musí údaje ručne prepísať do účtovníctva alebo vyťažiť pomocou nástrojov.

E‑faktúra funguje inak. Na pohľad nevyzerá ako klasická faktúra. Sú to pre človeka ničnehovoriace, ale zato presne usporiadané údaje, ktorým skvelo rozumejú účtovné a fakturačné systémy (vrátane mPohody a Pohody) a dokážu ich spracovať bez akéhokoľvek ďalšieho nástroja.

Aj keď bude faktúra v inom formáte, jej obsah sa nemení. Povinné náležitosti zostávajú rovnaké. E‑faktúra, rovnako ako klasická faktúra, obsahuje identifikáciu dodávateľa a odberateľa, IČO, IČ DPH, dátum vystavenia, dátum daňovej povinnosti, číslo dokladu, položky, sadzby DPH, sumy a pod.

Skrátka budeš vypĺňať všetko tak, ako si zvyknutý, len „odovzdanie“ bude pre teba ako platiteľa DPH iné – nie ručne, nie e‑mailom, ale cez digitálnych poštárov. O tých si povieme viac v ďalšom článku.

Papierovým ani PDF faktúram neodzvonilo 🔕

E‑fakturácia neznamená, že si už nikdy nevytlačíš faktúru alebo že PDF končí. Ak predávaš svoje produkty zákazníkom „nepodnikateľom“, potom im aj naďalej budeš posielať faktúry v takej podobe, aby si ich mohli zobraziť v bežne dostupných nástrojoch.

Pokročilé fakturačné systémy ti navyše umožnia e‑faktúry nielen vizualizovať, ale aj vytlačiť, ak si napríklad chceš naďalej viesť archív papierových faktúr. Od januára však bude povinné archivovať e‑faktúry v ich elektronickej podobe. Btw. aj s tým naša mPohoda počíta – e‑faktúry aj ich archív budeš mať pekne pod jednou strechou.