Čo by mal vedieť tvoj fakturačný nástroj?

Možno si hovoríš, že na pár faktúr mesačne ti predsa len stačí Excel alebo šablóna vo Worde. Na úplny začiatok podnikania to bude v pohode, lenže keď ti začnú pribúdať zákazníci a objednávky, aj samotná administratíva sa môže zmeniť na full-time job.

Takže sa začneš obzerať po nejakom šikovnom spôsobe, ako si to uľahčiť. A tým je fakturačný nástroj, ktorý v ideálnom prípade dokáže viac než len vytvoriť peknú PDF faktúru. Čo by mal taký nástroj ďalej vedieť? 🤔

Po prvé, fakturácia. A čo potom?

Základ je jasný. Do nástroja zadáš odberateľa, položky, cenu a faktúru odošleš. Lenže tým práca nekončí.

Faktúru potrebuješ sledovať, kým nie je zaplatená. Platbu potom zaevidovať, prípadne odovzdať účtovníčke a mať jasno v tom, koľko ti ešte majú zákazníci poslať.

Dobrý nástroj zvládne napríklad:

Dobrá fakturácia by ti totiž mala prácu uberať, nie pridávať ďalšie klikanie navyše.

Na čo sa pri výbere zamerať?

1. Prepojenie s bankou 🏦

„Prišla mi už táto faktúra na účet?“ Ak si túto otázku kladieš niekoľkokrát týždenne, napojenie na banku sa môže rýchlo stať jednou z tvojich obľúbených funkcií.

Moderný fakturačný nástroj dokáže bankové transakcie automaticky načítať a podľa nastavených pravidiel ich párovať s faktúrami. Vďaka tomu hneď vidíš, ktoré faktúry sú už zaplatené a ktoré na svoju úhradu ešte len čakajú.

Napríklad v mPohode môžeš banku napojiť cez službu Everifin alebo využiť priame napojenie na Fio banku. Transakcie sa automaticky sťahujú a párujú s dokladmi tak často, ako chceš ty. Akonáhle zákazník zaplatí, mPohoda si faktúru označí ako uhradenú (po najbližšom sťahovaní transakcií) a ty nemusíš nič dohľadávať, čo ti pri väčšom množstve dokladov ušetrí veľa času.

2. Fakturácia si dobre rozumie s účtovníctvom 🔁

Ak máš účtovníčku, určite si vopred zisti, ako bude odovzdávanie dokladov fungovať.

Ideálny scenár? Ty vystavuješ faktúry a eviduješ doklady, účtovníčka sa k nim dostane bez toho, aby si jej na konci mesiaca posielal e-mailom desať PDF, tri tabuľky a správu „snáď je tam všetko 😅“.

Prepojenie s účtovným programom môže celý proces výrazne zjednodušiť. Napríklad mPohoda je priamo prepojená s programom POHODA. Doklady vytvorené v mPohode môžeš do Pohody prenášať „po priamej linke“ a účtovníčka tak pracuje vždy s aktuálnymi podkladmi.

Navyše je možné nastaviť automatickú výmenu údajov medzi mPohodou a Pohodou alebo automatické zaúčtovanie dokladov podľa nastavenia v Pohode.

3. Elektronické faktúry 🧾

Aj fakturácia sa postupne posúva viac do digitálneho sveta. Preto je dobré zistiť si, ako si vybraný nástroj poradí s elektronickými dokladmi dnes aj s novinkami, ktoré prídu od 1. 1. 2027.

Nejde pritom len o PDF. E-faktúra bude mať štruktúrovanú podobu vo formáte BIS XML, vďaka ktorej ju dokážu ďalšie systémy automaticky spracovať.

Tvoj fakturačný parťák by ti mal s businessom vypomáhať ideálne mnoho rokov, preto potrebuješ, aby jeho vývoj včas reagoval na zmeny a nové požiadavky.

4. A čo ak fakturujem len párkrát do mesiaca? 🤔

Aj keď vystavíš päť faktúr mesačne, neznamená to, že potrebuješ len papier a pero. Naopak. Práve v začiatkoch, keď nevieš, kde ti hlava stojí, môže byť príjemné mať všetko na jednom mieste a nemusieť riešiť, kde máš poslednú faktúru, ktoré doklady sú už zaplatené a čo vlastne poslať účtovníčke.

Na druhej strane nemusíš platiť za desiatky funkcií, ktoré nikdy nepoužiješ. Mnoho fakturačných aplikácií ponúka bezplatné varianty so základným balíkom funkcií – ideálne, ak začínaš, alebo si chceš nástroj len vyskúšať.

Ak ti platená verzia ušetrí niekoľko hodín administratívy mesačne vďaka hromadným upomienkam alebo párovaniu platieb, investícia sa často vráti veľmi rýchlo.

Keď máš už desiatky faktúr mesačne a bezplatná verzia prestáva stíhať tvoje tempo, investícia do platenej verzie je správna voľba. Vráti sa ti v podobe ušetreného času a mentálnej kapacity. 😃

5. Prepojenie s e-shopom 🛍️

Máš e-shop, kde ponúkaš tovar alebo služby? Potom ti fakturačný nástroj, ktorý môžeš priamo napojiť na e-shop, veľa vecí uľahčí. Ručne prepisovať každú objednávku fakt nechceš. 😉

mPohodu môžeš s e-shopom prepojiť pomocou rozšírenia, ktoré zabezpečí automatický prenos objednávok a súvisiacich údajov. Z objednávky tak ľahko vznikne faktúra a ty máš o ďalší kus administratívy menej.

6. Môžeš si vziať fakturáciu so sebou 📱

Podnikanie sa neodohráva len v kancelárii. Faktúru môžeš potrebovať vystaviť po stretnutí, na stavbe alebo na cestách.

Možnosť rýchlo vystaviť doklad z mobilu je dnes skôr štandard než bonus. Napriek tomu sa oplatí overiť si, ako kvalitnú mobilnú aplikáciu vybraný nástroj ponúka.

mPohoda umožňuje vystavovať doklady z mobilu aj bez pripojenia na internet. Akonáhle sa znova pripojíš, údaje sa synchronizujú s webovým prostredím. Faktúry navyše môžeš vystavovať v desiatkach cudzích mien, čo príde vhod pri podnikaní so zahraničnými klientmi.

7. Prístup pre viac užívateľov

Podnikáš s parťákom, máš zamestnancov alebo chceš do fakturácie pridať účtovníčku? Potom ti príde vhod možnosť vytvoriť viac užívateľských prístupov. Každý pracuje s rovnakými aktuálnymi údajmi, pričom práva a prístupy nastavíš jednotlivým užívateľom podľa ich roly.

V mPohode môžeš využívať viac užívateľských účtov a jednotlivým užívateľom nastaviť rôzne prístupové práva. Ľahko tak zapojíš kolegov alebo účtovníčku a zároveň si udržíš kontrolu nad svojimi údajmi.

8. Výsledky podnikania jasne a prehľadne 📊

Mať prehľad o svojom businesse je must have. Ak však máš pri tom sedieť hodiny s kalkulačkou a pátrať po finálnej čiastke, nestojí to za to. Pri výbere nástroja sa preto pozri, aké prehľady a reporty ponúka.

mPohoda ti ponúka hneď niekoľko reportov, pekne v číslach a farbách. Hodiť sa môže napríklad prehľad príjmov a výdavkov, vystavených a prijatých dokladov alebo neuhradených pohľadávok. Čím viac dokladov počas roka vystavíš, tým viac oceníš, keď výsledky nájdeš na pár kliknutí.

Pripravenosť na e-fakturáciu

Už nejaký čas sa hovorí o e-fakturácii, ktorá začne od roku 2027. 👀 Do štartu teda ešte nejaký čas zostáva, ale nie je na škodu sa pri výbere fakturačného nástroja mrknúť aj na to, či bude na elektronickú fakturáciu ready a nenechá ťa po novom roku v štychu. mPohoda bude na e-fakturáciu pripravená, takže môžeš zostať v pokoji a sledovať, ako sa legislatíva ďalej vyvíja. 😉

Takže aký fakturačný nástroj vybrať?

Nenechaj sa zlákať iba cenou alebo počtom funkcií. Zameraj sa hlavne na to, ako zapadne do tvojho businessu. Hľadáš spoľahlivého parťáka, ktorý od teba prevezme kus administratívy.