mPohoda podporuje workflow účtovnej kancelárie MCUAD

Michal od začiatku vedel, že tadiaľto cesta nevedie. Účtovníctvo nechcel stavať na e-mailoch, papieroch a improvizácii, ale na údajoch, automatizácii a moderných technológiách. Nie kvôli efektu alebo že je to trendy. Mal víziu digitálne fungujúcej kancelárie, ktorá vďaka časovým úsporám rozširuje svoje aktivity, drží špičkovú kvalitu služieb a spríjemňuje prácu ako svojmu tímu, tak samotným klientom, o tých mu išlo predovšetkým.

Namiesto pokusov vsadila kancelária na premyslený postup

MC účetnictví a daně vznikla ako rodinný podnik postavený na férovosti, dôvere a dlhodobých vzťahoch s klientmi. Postupne sa z menšej kancelárie stal partner pre desiatky firiem, ktoré chcú mať vo financiách jasno a opierať sa o údaje pri každodennom rozhodovaní.

Zlom prišiel vo chvíli, keď sa kancelária rozhodla systematicky digitalizovať. Nie formou jednorázového pokusu alebo skokovo zo dňa na deň, ale postupným skladaním technológií a procesov, ktoré do seba zapadnú a budú fungovať aj za rok, 5 rokov alebo ideálne ešte dlhšie. Cieľom nebolo ovládať kvantum nástrojov, ale len pár, zato kvalitných a skutočne potrebných.

Prácu brzdili doklady po deadline i ručný prepis

Ešte pred digitalizáciou to v kancelárii vyzeralo veľmi podobne ako inde v odbore. Doklady dorazili niekedy včas, inokedy neskôr, občas e-mailom, inokedy cez rôzne úložiská. A keď poštár priniesol na recepciu krabicu plnú papierov, bolo jasné, že sa to dnes bez nadčasu nezaobíde.

Veľká časť energie tímu tak mizla v činnostiach, ktoré účtovnú prácu nikam neposúvajú, ba naopak. Spracovanie faktúr oberalo kapacitu, ktorá mohla byť venovaná práci s klientmi a ich financiami.

Z mPohody putujú údaje klientov rovno do účtovníctva

Základom celého systému zostala POHODA ako stabilné účtovné jadro. K nej kancelária postupne pripájala ďalšie nástroje, ktoré rozširujú prácu s údajmi a prepájajú klientov priamo s účtovníctvom.

Práve tu našla svoje miesto mPohoda. V tomto ekosystéme sa stala vstupnou bránou pre klientov. Doklady vystavia pokojne z mobilu, pošlú ich online priamo do účtovného systému, a tým to pre nich končí. Údaje dorazia rovno tam, kde s nimi účtovníci pracujú, hneď v momente, keď vzniknú.

Dodanie podkladov od klientov sa zrýchlilo o 95 %

Zavedenie mPohody prinieslo do práce kancelárie značný posun. Ručné prepisovanie jednotlivých polí vydaných faktúr zmizlo, rovnako ako manuálne XML importy. Tiež sa zjednotila komunikácia s klientmi. Podklady prichádzajú jedným smerom a vždy v rovnakej podobe, takže sa zrýchlila nadväznosť jednotlivých činností a celá spolupráca má teraz omnoho svižnejší flow.

Konkrétny dopad na každodennú prácu:

• Do mPohody je dnes zapojených zhruba 50 klientov kancelárie.
• Dodanie podkladov sa zrýchlilo približne o 95 %.
• Spracovanie jednej faktúry sa skrátilo zo 4 minút na 2.
• V súčte to tímu uvoľní asi 15 hodín mesačne, ktoré môže venovať klientom a rozvoju spolupráce namiesto administratívy.