Keď fakturácia beží sama: ako DigiDay využíva mPohodu

DigiDay sa pohybuje v digitálnych riešeniach a reklame pre verejný i súkromný sektor. Jeho biznis stojí na dlhodobých spoluprácach, pravidelných servisných plneniach a opakujúcich sa dokladoch. Lenže čím viac zákaziek, tým viac času fakturácia zabrala – náročná kontrola, neustále sledovanie a pozornosť tímu.

Bolo jasné, že je čas to zjednodušiť, sprehľadniť a dať administratíve jasné pravidlá. Riešenie? Automatická fakturácia zabezpečená spojením mPohody a Pohody.

Keď firma rastie, nechce brzdiť samu seba

DigiDay vznikol ako technologický projekt s jasnou víziou: preniesť informácie z online sveta do verejného priestoru jednoducho, prehľadne a funkčne. Postupom času vyrástol na firmu, ktorá dnes stojí za stovkami digitálnych a LED panelov a elektronických úradných tabúľ.

S rastom firmy však rastie aj jej zákulisie – viac klientov, viac zmlúv, viac pravidelných plnení. A práve tu sa začalo ukazovať, že rovnako ako ich produkty potrebujú spoľahlivú technológiu, potrebujú ju aj interné procesy. Automatizácia tak nebola „nice to have“, ale prirodzený krok, ako si udržať prehľad, kvalitu a priestor rásť ďalej.

Opakovaná fakturácia potrebuje jasné pravidlá

Fakturácia v DigiDay nejde štýlom „jedna faktúra a hotovo“. Firma pracuje s kombináciou pravidelných mesačných servisných plnení, dlhodobých prenájmov a opakujúcich sa služieb, ktoré sa fakturujú podľa stále rovnakých pravidiel. Najväčšia výzva preto nebola faktúru vystaviť, ale postrážiť timing, konzistenciu a kontrolu. Nebolo potrebné meniť účtovný systém, ale nastaviť procesy tak, aby fakturácia bežala automaticky a zapadla do súčasného fungovania firmy.

Pevný účtovný základ = priestor pre automatizáciu

Na začiatku DigiDay vystavoval faktúry ručne priamo v účtovnom systéme POHODA. Pokiaľ bol objem dokladov menší, išlo to. Akonáhle však firma začala rásť, prichádzali limity – fakturácia bola časovo náročná, horšie škálovateľná a vyžadovala neustálu individuálnu kontrolu každého dokladu.

Zároveň sa ukázalo, že účtovný systém slúži predovšetkým na evidenciu, kontrolu a spracovanie účtovných údajov. Automatické vystavovanie pravidelných dokladov však vyžaduje iný typ nástroja – taký, ktorý pracuje so šablónami, intervalmi a pravidlami. Práve tu bolo potrebné rozdelenie úloh: účtovníctvo ako pevný základ, automatizácia ako motor pre rutinu.

Opakované faktúry a ich cesta do účtovníctva

Riešením sa stala mPohoda, ktorú DigiDay používa pre automatickú fakturáciu. Práve tu sú nastavené pravidlá pre vznik dokladov – komu, kedy a v akom intervale sa má fakturovať. Najčastejšie mesačne, a hlavne bez ručného zásahu.

V praxi dnes DigiDay pracuje s cca 500 aktívnymi plánmi automatickej fakturácie, ktoré pokrývajú fakturáciu pre zhruba 400 obchodných partnerov. Celý proces stojí na 350 fakturačných šablónach, pričom v každej z nich sa v priemere objavuje jedna položka. Pri ručnom riešení by to znamenalo masívnu administratívnu záťaž. Takto to systém zvláda sám.

Účtovníctvo ako také zostáva v Pohode – tam prebieha kontrola, evidencia, triedenie dokladov a ďalšie účtovné spracovanie. Faktúry vystavené v mPohode sa do Pohody prenášajú automaticky vďaka nastavenej synchronizácii. DigiDay tak nemusí riešiť manuálne prenosy raz denne alebo týždenne – údaje má k dispozícii priebežne, pokojne aj každú hodinu.

V Pohode potom firma s dokladmi ďalej pracuje, napríklad ich triedi podľa výšky čiastky alebo podľa sadzby DPH. Kontrola tak prebieha priebežne, nie až spätne pri uzávierke. Zero stress.